Wat doe je als alles op zich goed gaat? En je groeiplannen hebt? Dan wil je weten of jouw organisatie wel future proof is. Met die vraag kwam onze klant, een IT-bedrijf dat Microsoft Dynamics projecten uitvoert voor grote klanten zoals het Rode Kruis en Partena, bij ons.
Heerlijk, zo'n vraag! Wij houden van klanten die vooruit denken, die een focus hebben op verbetering. Deze vraag hebben we dan ook met veel goesting aangepakt!
Hoe? Dat lees je hieronder.
Een pragmatische aanpak
" We zijn de afgelopen 15 jaar hard gegroeid. We hebben nog meer groeiplannen. Van een kleine KMO naar een bedrijf met meer dan 60 medewerkers - dat is niet niks. Als leiderschapsteam moeten we loslaten, maar kan dat wel? Zijn onze mensen daar klaar voor? Zijn we op de goede manier georganiseerd? "
Die vragen lagen aan de basis van dit verbetertraject.
Ja, wij weten hoe je projecten succesvol doet. Dus we hadden onze boekentas kunnen opentrekken en daar één van de vele best practices uit kunnen halen. Dure woorden, strik er rond, klaar. Maar zo zijn wij niet.
"Duurzaam verbeteren begint bij echt begrijpen"
Dat is onze overtuiging. Daarom hebben we een heldere aanpak. Standaard én toegespitst op onze klant.
Verbinding zoeken om de juiste inzichten te krijgen
We zijn gaan luisteren. Naar het management en naar de projectmanagers. We hebben ze individueel bevraagd. Om echt te begrijpen wat er gaande was. Wat goed gaat, wat beter kan, wat er onder de bovenste laag van pijnpunten en successen schuilt.
We hebben een objectieve bevraging gedaan: een meting van de projectmaturiteit op een aantal factoren. Zodat we ook die inzichten konden meenemen in ons advies voor verbetering.
Wendbaarheid is de sleutel
Ook hier hebben we de kracht van en de noodzaak tot wendbaarheid gezien. Wat waren een aantal van onze observaties:
Een organisatie die de laatste jaren veranderd was: van kleine projecten (20K) tot grote projecten (1 mln) en langlopende samenwerkingen voorbij de projecten
Een structuur die nog niet aangepast was aan die veranderde realiteit
Kennis die wel in hoofden aanwezig was, maar niet transparant
Een team waar kennisdeling nog niet actief gefaciliteerd werd. Continual improvement (meer daarover in deze blog) was nog geen focus
Enorm veel goede wil en drive, bij zowel het management als de projectmanagers!
Goesting in verbeteren krijgen
Als wij ons advies geven, willen we dat onze klanten goesting krijgen om dit op te volgen. Dus bij ons geen dure woorden of algemene waarheden. Onze adviezen, ook voor deze klant, zijn to-the-point, pragmatisch, eerlijk en bruikbaar. We presenteren dat ook zo aan onze klant: vanuit een drive om te verbeteren, maar ook eerlijk naar wat er echt niet goed gaat.
"Pas je organisatie aan aan de realiteit. Wees wendbaar. Zet in op transparantie. Focus op verbinding."
Dat was in het kort ons advies. We leggen uit:
Pas je organisatie aan aan de realiteit: niet alles is een project. Erken de verschillende samenwerkingsvormen (project, product, team detachering) en ga daarmee aan de slag.
Wees wendbaar: één aanpak voor alle opdrachten is niet logisch. Teken de verschillende samenwerkingsvormen uit en bepaal welke aanpak (contract, samenwerking intern en met de klant, ...) daarvoor ideaal is.
Zet in op transparantie: maak een dashboard van alle projecten, met de status, risico's en belangrijkste KPI's. Deel dit onderling met de projectmanagers en met het management.
Focus op verbinding: maak een echt team van je projectmanagers door actievere begeleiding en kennisdeling.
En nu?
Heeft de klant goesting gekregen om te verbeteren? Voelen ze zich hier klaar voor? Hebben onze adviezen geholpen?
Met die vragen ging ik terug naar de klant. En wat bleek? Met 80% van onze adviezen gaan ze in de komende periode actief aan de slag! Hoe tof is dat?!
Door ons heldere advies voelen ze zich echt in staat om er zelf mee aan de slag te gaan. We blijven geconnecteerd, zodat we snel kunnen inspringen als er toch ondersteuning nodig is van ons.
In het najaar spreken we elkaar sowieso weer. Ik ben heel benieuwd wat er dan (al) veranderd is. Ik heb in ieder geval alle vertrouwen in deze klant!
Wil jij ook zo'n pragmatisch en waardevol traject met ons? Klik dan hieronder en we plannen een kennismaking in!