We horen het je denken. En ergens begrijpen we je ook wel. Want "we hebben toch al de PMBOK en Prince2"?
Klopt. Die hebben we. En toch. En toch zijn wij overtuigd van P3.express als meer dan waardevolle toevoeging in het veld van projectmanagement. Deze blog vertelt je waarom wij overtuigd zijn, én wat het inhoudt - zodat jij jouw eigen oordeel kunt vellen.
P3.express, het minimalistisch projectmanagementsysteem. Een hele mond vol, en dan toch dat woord “minimalistisch”. Wat betekent dat? Als we P3.express ontrafelen, lezen we dat we:
niet meer doen dan nodig. Geen documenten maken om de documenten, bijvoorbeeld
maar wel gestructureerd werken. Stappen die logisch op elkaar volgen.
en alles doen met een duidelijk doel, voor iedere stap en actie die we nemen
Dat klinkt ons al als muziek in de oren! Want eerlijk is eerlijk: hoe vaak word jij in jouw organisatie geconfronteerd met schijnbaar nutteloze templates, rapporten of overlegmomenten? Die je “toch maar moet doen, want ooit in dat ene project was dat nuttig”? Ha, dat gaat ons bij het juist toepassen van P3.express niet gebeuren!
Stapsgewijs P3.express uitgelegd
Zoals we net al aanhaalden, is P3.express minimalistisch, doelgericht én gestructureerd. De kernelementen van P3.express als minimalistisch projectmanagementsysteem zijn dan ook:
Een duidelijke start, vervolgens projectuitvoering in een cyclische aanpak, en een duidelijke afronding van je project
Een stapsgewijze aanpak in een logische volgorde
Slechts 4 documenten als de basis van jouw projectbeheer
Focus op betrokkenheid van de juiste mensen op het juiste moment
Focus op leren en verbeteren
Dit zien we in iedere fase van het project terugkomen.
Projectinitiatie
We beginnen bij het begin, de projectinitiatie. Vaak een lastige fase, omdat er nog zoveel onduidelijk is en mensen wel van alles van je verwachten. In deze fase leg je ook de basis van je project - dit goed doen, gaat je in de volgende fases van je project dan ook zeker helpen!
We doen heel wat in de projectinitiatie, met twee doelen:
Het juiste fundament voor je project bouwen
Valideren of de bestaande business case wel echt geldig is, en of het project dus wel zou moeten bestaan
Hoe doe je dit? Door:
Een duidelijke beschrijving van wat je project gaat opleveren, wie dit gaat sponsoren en hoe je kernteam eruit ziet. Verwachtingen scherp stellen dus, zowel van de inhoud als van de mensen!
De verwachte benefits af te zetten tegen de kosten die je voorziet voor dit project
P3.express is duidelijk: de business case is niet iets wat jij als projectmanager maakt. Je zorgt ervoor dat de verwachte resultaten helder zijn, en je zet deze af te tegen de investering. Zo draag jij als projectmanager bij aan de rechtvaardiging van het project.
Heel belangrijk is jouw sponsor. Wie is dit? Is dit effectief de persoon die beslissingen kan nemen? Die zich actief gaat inzetten om dit project succesvol te maken? Zorg dat je deze persoon goed kent!
Je gebruikt voor deze projectfase slechts twee documenten: de project description en de deliverables map.
Bouwen!
Je project is opgestart, en nu? Beginnen met bouwen! Vanaf nu werken we in P3.express cyclisch: een maandelijkse, wekelijkse en dagelijkse cyclus vallen mooi samen, ieder met hun eigen doelen en activiteiten.
Bouwen: de maandelijkse cyclus
Iedere maand starten we met:
het bepalen van de doelen en focus voor de komende periode: we verfijnen onze deliverables, we passen onze planning aan, we bepalen wat we als team kunnen opleveren in de komende periode
het betrekken van onze stakeholders: de sponsor en andere mensen met een belang bij het project. We betrekken ze bij onze keuzes, we informeren ze over onze focus.
We sluiten de maand altijd af met een focus op leren en verbeteren:
Als team: welke lessen hebben we geleerd, wat kan er volgende periode beter?
Met onze stakeholders: we evalueren formeel hun tevredenheid en zoeken naar pijnpunten die we kunnen aanpakken
Bij al deze activiteiten is communicatie natuurlijk van groot belang. Daarom organiseren we een kick-off en voorziet P3.express in formele communicatiemomenten naar de stakeholders. Dat klinkt misschien logisch, maar vergeten we toch vaak gedurende het project!
Bouwen: de wekelijkse cyclus
Iedere week duidelijkheid over waar we staan en hoe het gaat, dat is cruciaal in P3.express. Dus we meten performantie, we plannen acties om afwijkingen te beheren én we communiceren met de juiste mensen.
Bouwen: de dagelijkse cyclus
Als we ons project “onder controle” willen houden op een maandelijkse en wekelijkse basis, dan moeten wij ons als projectmanagers op dagelijkse basis bezig houden met risico’s, issues en changes. Wat zou er kunnen misgaan, wat gaat er mis, wat verandert er? Wat is de impact daarvan op ons project? Moet ik daar (nu) iets mee? Met die vragen zou je als projectmanager moeten opstaan en gaan slapen. 🙂
Een tweede element waar je continu mee bezig moet zijn, is met dingen afmaken. Echt af he, niet zo ongeveer bijna min of meer af. Zorg dat je acceptatie krijgt van opgeleverde deliverables gedurende je project. P3.express sluit zich aan bij de best practice om Work In Progress (WIP) te beperken, om dus niet te veel activiteiten in parallel uit te voeren. Dat levert je doorheen het project en zeker bij de projectafsluiting heel wat voordelen op!
Projectafsluiting
Als je project "klaar" is, is het belangrijk om dit ook formeel af te sluiten. Waarom zo formeel? Hier geeft P3.Express 4 redenen voor:
Dit is de formele acceptatie van je project: je koppelt formeel terug naar je project description uit de initiatiefase (die je gedurende het project up-to-date hebt gehouden, natuurlijk) en krijgt goedkeuring dat je hebt gedaan wat afgesproken was
Als er toch nog losse eindjes zijn (en wanneer zijn die er eigenlijk niet?), zorgt deze formele afsluiting ervoor dat ze na het project worden opgenomen
Dit is het startpunt voor het meten van de ROI (Return on Investment - levert het project op wat je voor ogen had?): vanaf nu zouden de voordelen moeten komen die in de business case beschreven stonden
Jouw teamleden kunnen nu ook officieel "vrijgegeven" worden voor nieuwe projecten: geen onduidelijkheid over die losse eindjes en teamleden die toch nog een beetje blijven doorwerken aan dat ene dingetje
Dat zijn natuurlijk formele activiteiten. Tegelijk is er een activiteit in P3.express die heet “Celebrate!”. Vier je projectsucces, met je team en je stakeholders! Bedank iedereen voor het harde werk en de samenwerking. Dit is een mooie afsluiting én zorgt voor een goed gevoel naar een volgende samenwerking. Doen dus, dat vieren!
Post-project fase
P3.express heeft ook expliciet een "post-project fase" opgenomen in de methodologie. Waarom? Omdat je ook na een bepaalde periode wilt weten of het project inderdaad de verwachte voordelen (benefits) heeft gerealiseerd. Zijn er nog voordelen die actie vereisen? Kun je nog iets doen om de voordelen te vergroten?
Meten is weten, en dat doen we hier dan ook!
OK, maar overtuig mij nu eens: waarom is P3.express beter?
Ten eerste: het is “Easy”
“Easy to use, easy to learn and easy to teach”. Dat is wat ze er zelf over zeggen. En we zouden dat niet beter gezegd kunnen hebben.
In die ene quote zitten zeker redenen die P3.express anders maken dan een bestaande methodologie zoals Prince2 of een kennisbank zoals de PMBOK.
Easy to use
Hoeveel organisaties ken jij waar Prince2 volledig én consistent wordt gebruikt? Door iedere projectmanager?
Vaak zien wij bij onze klanten wel een methodologie die gedocumenteerd is, maar die door iedere projectmanager anders wordt ingevuld. Omdat het net niet duidelijk is waarom die ene stap zo belangrijk is. Of omdat die ene template van 10 pagina’s toch echt wel wat overkill is voor dat specifieke project. Of omdat …. een heleboel redenen, maar het resultaat is vaak: inconsistentie, gevoel van onmacht, groter risico op projectfalen en chaos.
P3.express is wel onmiddellijk en consistent toepasbaar in bijna alle projectorganisaties, voor beginnende én ervaren projectmanagers!
Easy to learn
Door het praktische, intuïtieve karakter en de duidelijke beschrijvingen van iedere stap, is het makkelijk om aan te leren. P3.express hanteert echt de 80-20 regel: 80% van je resultaten met 20% van de effort. Je ziet dus ook snel resultaten, waardoor het ook nog eens makkelijker wordt om een echte projectcultuur te creëren. Projecten worden overzichtelijker, makkelijker en toffer!
Easy to teach
Als ervaren projectmanager kun je een onervaren projectmanager relatief makkelijk meenemen in P3.express. Zo kan iedereen snel de eerste stappen zetten, en zijn dat ook nog eens de juiste stappen! (Lees vooral verder, want om het echt te doorgronden is een goede training natuurlijk wel noodzakelijk ;))
Ten tweede: agile of waterval? P3.express past erbij!
Door het cyclisch karakter past P3.express zeer goed in een wereld waarin veranderingen eerder regel dan uitzondering zijn.
Deze methodologie is dan ook zowel geschikt voor adaptieve (agile) als predictieve (waterval) projecten. Het cyclisch karakter geeft de mogelijkheid om te kiezen om in iteraties telkens verder te detailleren en aan te passen (agile), ofwel om iteraties te organiseren rond een specifieke projectfase (analyse, ontwerp, ontwikkeling, ...).
Ten derde: wij houden van deze specifieke kenmerken!
Door ons te verdiepen in P3.express hebben we ook nog een aantal andere kenmerken ontdekt die we niet of veel minder in andere methodologieën terugvinden. Kenmerken die wel bijdragen aan projectsucces:
De manier waarop stakeholders worden betrokken doorheen het project: niet zomaar af en toe “erbij”, maar als volwaardige en recurrente activiteit. Denk bijvoorbeeld aan de gefocuste communicatie en de evaluatie van de tevredenheid van stakeholders in de maandelijkse cyclus
Het inzetten van peer reviews in verschillende fases van je project, om zo je eigen project én je projectorganisatie te verbeteren
Het hebben van een zeer beperkte hoeveelheid documenten die je doorheen het project gebruikt en aanpast waar nodig. Echt met 20% van de effort 80% van het resultaat behalen, noemen wij dat!
De focus op de rol van de sponsor. Eén van de belangrijkste rollen in ieder project, maar P3.express geeft echt handen en voeten aan deze rol en de samenwerking met de projectmanager.
Hoe leer jij P3.express?
“Easy to learn”, dat zeggen de bedenkers zelf. En dat is absoluut waar, zeker met onze interactieve en pragmatische training!
Wil jij de eerste stappen zetten in P3.express, kom dan een training bij ons volgen. In twee dagen delen we al onze kennis en ervaring met jou. We gaan deze minimalistische, praktische methodologie ontdekken en toepassen. We zorgen ervoor dat jij de juiste handvatten hebt om zelf met P3.express aan de slag te gaan in jouw projecten en projectorganisatie.
Doe je dit alleen, volg dan onze training met open inschrijving. We komen ook graag in jouw organisatie een groepstraining geven. Bij een in-company training bestaat ook de mogelijkheid om tijdens de training al aan de slag te gaan met een project uit jouw organisatie.
Certificering
We bereiden je in onze training ook voor op het examen, zodat jij deel kunt worden van de community Certified P3.express Practitioners. Dit online examen bestaat uit 70 vragen waarvoor je 100 minuten de tijd hebt. Je hebt een minimumscore van 67% nodig om te slagen.
De vragen in het examen gaan over de theorie én de toepassing van P3.express (bijvoorbeeld door het gebruiken van scenario’s in de vraagstelling). Je mag alle beschikbare documentatie gebruiken tijdens het examen.
Er zit geen vervaldatum op jouw certificaat. Wel is het zo dat er een jaartal staat bij jouw certificatie. Ook wordt aangeraden om je kennis up-to-date te houden en eventueel te hercertificeren, zodat je zeker bent dat jouw kennis nog altijd voldoende is.
Meer weten?
Contacteer ons via onderstaande knop als je vragen hebt of interesse om een training bij ons te volgen.