Mediahuis, je kent ze zeker van kranten als de Standaard, het Nieuwsblad, Belang van Limburg en Gazet van Antwerpen. Natuurlijk is er veel meer nodig dan enkel knappe journalistiek om dit bedrijf te laten bloeien. Sugar Me heeft het HR-departement van Mediahuis mogen ondersteunen, zodat zij succesvoller konden worden in hun projecten.
Samengevat: Facilitatie van de inhoud van het project, mentoring op het proces
Inhoudelijk:
Proces:
|
|---|
De vraag
Mediahuis HR kwam in eerste instantie met de vraag om meer kennis en inzicht te krijgen in Agile HR. Een training of workshop misschien?
Zoals altijd, deden wij een intake met Nathalie Vercammen, HR Manager Sourcing & Development, om de vraag echt goed te begrijpen. Hieruit bleek dat er een heel aantal projecten op stapel stond binnen HR en dat ze vooral heel pragmatisch aan de slag wilden hiermee.
Pragmatisch en projectmatig, zegt u? Dan ben je bij Sugar Me natuurlijk aan het juiste adres!
Onze aanpak
In plaats van een volledige training of een eenmalige workshop hebben we voorgesteld om één van de projectteams actief te begeleiden in hun project. Zo konden we maximaal inzetten op het gebruik van kennis, het vergroten van vaardigheden én focussen op de teamwerking.
We kozen samen met Nathalie het Onboarding-project uit. Door de grote groei van de organisatie waren er veel mensen bijgekomen, en de verwachting was dat de groei nog zou doorzetten. Een goed proces van sollicitatie tot volledige integratie in de Mediahuis-organisatie zou zeker bijdragen tot het welzijn van de medewerkers! Daarnaast was het voor het projectteam ook belangrijk dat dit proces eenduidig zou zijn voor alle betrokkenen, zodat iedereen zijn rol hierin goed zou kunnen uitvoeren.
Dit project moest nog beginnen. Ideaal dus voor ons om samen tot een succesvol project te komen!
Het traject
We hebben dit project gestructureerd aangepakt, natuurlijk met onze Agile mindset en een (workshop)box aan tools en technieken die Mediahuis HR kon ondersteunen.
Stap 1: inzicht in het proces door een Employee Journey
Om duidelijk te krijgen wat dit project nu precies betekende, zijn we begonnen met een Employee Journey workshop. Met verschillende betrokkenen (HR, IT, Teamleads, ...) hebben we het totale proces in kaart gebracht: van eerste interesse (vacature) tot sollicitatie en contract, naar eerste werkdag om uiteindelijk volledige opgenomen te zijn in de Mediahuis groep. We hebben gekeken wie in welke stap betrokken was en een verantwoordelijkheid had. Een hele mooie muur vol post-its waar de volledige Employee Journey in kaart was gebracht was het resultaat. Van de eerste keer dat iemand in aanraking komt met Mediahuis tot wanneer de medewerker 100 dagen in dienst is.
Stap 2: acties bepalen en de geprioriteerde backlog samenstellen
Al die post-its hadden natuurlijk een doel: de backlog van het project bepalen, de acties die nodig waren om het projectdoel te bereiken. Daarvoor keken we telkens naar twee dingen:
Wat is het pijnpunt (of zijn de pijnpunten) van deze specifieke stap in het proces?
Welke acties kunnen we definieren om deze specifieke stap te verbeteren?
Dit resulteerde natuurlijk in een hele lijst van mogelijke acties. Om een project succesvol uit te voeren, zijn focus en prioritering enorm belangrijk. Als alles belangrijk is, is niks belangrijk, en een mens kan niet oneindig veel dingen tegelijk doen. Dus stelden we ons met het projectteam bij ieder actiepunt de volgende vragen:
Hoe groot is de impact van dit pijnpunt op het gehele proces?
In hoeverre draagt deze actie bij aan het projectdoel?
Hoe groter de impact van het pijnpunt én hoe groter de bijdrage aan het projectdoel, hoe hoger op de backlog het actiepunt kwam.
Stap 3: gestructureerde projectuitvoering door Scrum toe te passen
Het projectteam was duidelijk, iedereen was het eens over het projectdoel en we hadden op hele efficiente wijze een goede project backlog kunnen maken. Het projectteam kon aan de slag!
We hebben vanuit Sugar Me voorgesteld om de uitvoering van het project te doen door gebruik te maken van het SCRUM framework. We hebben hierover eerst een korte en krachtige workshop aan het team gegeven over het Scrum framework. Hierdoor wist iedereen enerzijds goed hoe we zouden werken, en anderzijds ook wat de achterliggende waarde van deze aanpak was. Sprint planning, standups en retrospectives werden daardoor meer dan "moetjes", maar kregen vanaf het begin hun duidelijke plek en toegevoegde waarde in het projectsucces.
Tijdens het project hebben we zowel Nathalie als Product Owner actief ondersteund in haar rol als het team gecoacht op het werken volgens Scrum. We waren een klankbord bij vragen, gaven feedback op wat we zagen gebeuren en konden het team bijsturen wanneer er toch kinken in de kabel ontstonden. Scrum werd succesvol toegepast, we gaven en namen ook expliciet ruimte om het proces te evalueren en zo de kennis van het team te vergroten.
Het resultaat
Dit project, dat 6 maanden heeft gelopen, is succesvol opgeleverd. Voor Mediahuis betekent "succesvol" vooral dat het doel bereikt is (een verbeterd Onboarding proces) binnen de vooropgestelde tijd en met de betrokkenheid en buy in van de juiste mensen.
Voor ons en Nathalie betekent "succesvol" daarnaast ook: op een effectieve en efficiente wijze, met een veel grotere kennis van projectmatig werken en Scrum, en vooral ook heel veel fun in het team!
Na dit traject zijn we het HR-team blijven ondersteunen op verschillende andere projecten. Soms als mentor en klankbord, soms met een actievere rol, en altijd met onze pragmatische insteek.
Wat de klant zegt
We hebben ook aan Nathalie gevraagd wat zij heeft gevonden van dit project en onze begeleiding. Zij zegt:
Steve combineert een enorme ervaring met veel passie voor projecten en Agile. Dat merk je tijdens alle meetings en workshops die we samen hebben gehad. Door zijn ondersteuning voelde ik mij sterker in mijn rol. Ons team heeft bijna spelenderwijs geleerd om beter samen te werken in projecten en om structuur met wendbaarheid te combineren. Niet alleen in projecten, maar ook in onze dagelijkse werking zijn we gegroeid: met bijvoorbeeld een Kanbanbord en dagelijkse stand-ups werken we nu beter samen! Kortom, de begeleiding van Sugar Me was een enorme meerwaarde voor ons HR-team, en voor alle andere betrokkenen in onze projecten!
Wil jij ook weten hoe je met jouw (HR) team succesvolle projecten kunt doen? Contacteer ons via dit formulier en we komen graag luisteren naar jouw vragen en ideeën!