In ieder project kom je onzekerheden en risico’s tegen. Daar goed mee kunnen omgaan zorgt voor succesvollere projecten. Dus waarom besteden we er dan toch vaak zo weinig aandacht aan? Of doen we niet op een gestructureerde manier aan risicobeheer?
Misschien is dat wel omdat we vaak denken dat dat moeilijk is, of veel tijd kost? Hoe dan ook, ik pleit voor beter risicobeheer! Een betere wereld begint bij jezelf (en bij Sugar Me als het gaat over succesvolle projecten), dus hieronder leg ik uit wat effectief risicobeheer is en welke stappen je hiervoor nodig hebt.
De start: de juiste definitie van risicobeheer Voordat we in de vijf stappen van effectief risicobeheer duiken, nog even de definitie. Waar spreken we nu eigenlijk over? Awel, effectief risicobeheer gaat verder dan het identificeren van mogelijke bedreigingen; het omvat het begrijpen, evalueren en proactief aanpakken van deze risico's om het project op koers te houden en de beoogde doelen te bereiken.
Stap 1. Identificatie van Risico's: De Eerste Stap naar Succes
Het proces van risicobeheer begint met het nauwkeurig identificeren van potentiële risico's die het project kunnen beïnvloeden.
Wat betekent dat, wat zijn risico’s? Een risico is een situatie die zich potentieel kan voordoen en dan een impact zal hebben op het project(doel). Wat in jouw project risico’s zijn, zal afhangen van jouw context en jouw projectdoel. Denk, zeker in deze eerste stap, breed - kijk bijvoorbeeld naar technische uitdagingen, je projectteam of veranderingen in externe omstandigheden. Let op: er is een verschil tussen project- en productrisico’s.
Hoe doe je dat, het identificeren van risico’s? Liefst niet alleen. Als projectmanager heb je zeker veel kennis en inzicht, maar vergeet de wijsheid van je team niet. Betrek je projectteam hier dus bij, om verschillende perspectieven en inzichten te verzamelen.
Stap 2. Risicoanalyse: Het Beoordelen van Impact en Waarschijnlijkheid Met een platte lijst van misschien wel 100 risico’s ben je niet veel. Je kunt niet alles opvolgen en beheren. Dus hoe maak je keuzes, welke prioriteiten ga je stellen?
Daarvoor is een risico-analyse noodzakelijk, stap 2 in het proces van risicobeheer. In deze stap ga je de geïdentificeerde risico's beoordelen op basis van hun potentiële impact en de waarschijnlijkheid van optreden.
Wat betekent dat, impact en waarschijnlijkheid? Impact is de schade die jouw project oploopt als dit risico werkelijkheid wordt. Denk aan financiele impact, maar ook impact op de tijdslijn van je project of op externe factoren zoals reputatieschade. Waarschijnlijkheid is de kans dat dit risico zich ook echt zal voordoen.
En hoe doe ik dat? Voor ieder risico geef je een score op de twee criteria. Je bepaalt zelf hoe je dit wilt doen: van 1 tot 5, low - medium - high, …. Als het maar duidelijk is voor iedereen wat je met de scores bedoelt. Daarna kun je jouw risico’s plotten op een risicomatrix, die je in het plaatje hieronder ziet. Je ziet het al, door je risico’s zo in te delen en visueel in een matrix te plotten, weet je onmiddellijk waar jouw aandacht naartoe moet! Dat helpt je dan ook in de volgende stap van het proces, het bepalen van de juiste acties.
Stap 3. De strategie bepalen voor het omgaan met risico’s Je weet nu waar jouw belangrijkste risico’s zitten. Het is tijd om actie te ondernemen, zodat je de waarschijnlijkheid of impact verkleint of zelfs wegneemt.
Hoe doe je dat? Door het toepassen van één van volgende strategieën: t
Mitigatie: Je neemt hierbij proactieve maatregelen om de waarschijnlijkheid van het optreden van een risico te verminderen of de impact ervan te verzachten. Een voorbeeld: , Bepaalde cruciale teamleden hebben zeer unieke kennis binnen het project, wat misschien kan leiden tot vertraging of niet opleveren van je project. Als mitigatie-actie kunnen kennisdelingssessies worden georganiseerd zodat de afhankelijkheid lager wordt.
Transfer: Risico-overdracht houdt in dat de verantwoordelijkheid voor het risico wordt verplaatst naar een derde partij. Denk hierbij aan verzekeringen, garanties of contractuele afspraken. Een typisch voorbeeld hiervan is een fixed price project: het financieel risico wordt volledig overgedragen naar de leverancier die dit project aanneemt en uitvoert..
Acceptatie: Sommige risico's kunnen worden erkend en geaccepteerd als een onvermijdelijk onderdeel van het project. Dit betekent niet dat jegeen maatregelen neemtn, maar eerder dat het team zich bewust is van het risico en bereid is om de gevolgen te aanvaarden als ze zich voordoen.
Vermijden: Deze strategie houdt in dat het project wordt aangepast om bepaalde risico's volledig te vermijden. Bijvoorbeeld, als er een risico is dat een cruciaal teamlid het project verlaat, kan het proactief opbouwen van een bredere expertise binnen het team dit risico verminderen.
Stap 4. Blijven opvolgen en evalueren
Risicobeheer stopt niet na de initiële identificatie en analyse. Het is een continu proces dat je gedurende de hele levenscyclus van het project moet doen en integreren in je werk. . Blijf je actief bezig houden met wat er in en rond je project gebeurt, zodat je nieuwe risico’s op tijd identificeert. Evalueer de gekende risico’s, om te zien of er iets veranderd is aan de waarschijnlijkheid of impact - en daarmee dus misschien ook aan de prioriteit of de benodigde actie. Let wel: alle acties die je neemt om mogelijke risico’s in de kiem te smoren kunnen opnieuw aanleiding geven tot nieuwe risico’s. Wees hier waakzaam voor!
Stap 5. Communicatie: Transparantie als key succesfactor. Een open communicatiecultuur is cruciaal voor effectief risicobeheer. Teamleden moeten zich comfortabel voelen bij het delen van mogelijke risico's en zorgen. Transparante communicatie helpt om een proactieve houding ten opzichte van risicobeheer in het team te krijgen en maakt het mogelijk om gezamenlijk aan oplossingen te werken.
Laten we risico’s weghalen uit het negatieve maar er met het volledige team mee aan de slag gaan. Op die manier dragen we op een positieve manier bij aan het project.
Het Pad naar Succesvol Projectmanagement Risicobeheer is geen luxe, maar een noodzaak in de wereld van projectmanagement. Het stelt teams in staat om voorbereid te zijn op het onbekende, zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en de weg vrij te maken voor succesvolle projectuitvoering. Door het identificeren, analyseren, ontwikkelen van responsplannen, continu monitoren en communiceren, kunnen projectteams obstakels overwinnen en hun doelen bereiken. Het is een dynamisch proces dat, wanneer effectief toegepast, een stevig fundament vormt voor succes in elk project.